Ayant travaillé récemment sur la représentation en une seule image de l’évolution du web (du web 2.0 au web 3.0), j’ai eu envie de me plier à ce même exercice pour l’entreprise 2.0 :

Comment représenter en un schéma simple l’évolution de l’entreprise 1.0 à l’entreprise 3.0 en passant par l’entreprise 2.0 ?

J’ai choisi d’utiliser pour cela l’architecture des systèmes d’information des entreprises dans le cadre de leur knowledge management :

• Comment accède-t-on à l’information/document dans une entreprise 1.0 / 2.0 / 3.0  ?
• Qu’est-ce qu’un fichier dans une entreprise 1.0 / 2.0 / 3.0 ?
• Quel est le noyau central du système d’information de knowledge management dans une entreprise 1.0/2.0/3.0 ?

Qu’est-ce que la sérendipité ?

Pour faire court, cela désigne la découverte d’information par le biais du hasard. On parle de recherche aléatoire, de découvertes inattendues… C’est une démarche plus ou moins consciente que l’on a tous déjà pratiqué et qui a fait l’histoire de l’humanité. Pour en savoir plus : wikipédia

Pourquoi la sérendipité est-elle d’actualité ?

On parle beaucoup de sérenpidité en ce moment car le web a développé chez tous un goût prononcé pour celle-ci et a même transformé la structure mentale des natifs numériques (les digital native) qui privilégient désormais les approches sérendipiennes aux démarches structurées. Concrètement, la sérenpidité version web, c’est :

• naviguer de liens hypertextes en liens hypertextes pour finir par découvrir une information qui nous est utile mais que nous ne cherchions pas…
• regarder sur YouTube les vidéos relatives à celle que l’on vient de visionner…
• lire les timeline de ses followers Twitter dans l’espoir d’y trouver quelque chose d’intéressant
• cliquer sur un mot-clefs d’un article pour découvrir tous les articles liés
• utiliser les suggestions de recherche des moteurs de recherche
• …

Alors la sérendipité a-t-elle sa place dans l’entreprise ?

La première réaction face à la sérendipité est de la considérer comme contre-productive. Dans un monde régit par la rentabilité et l’efficacité, le hasard n’a pas sa place, en tout cas pas officiellement. La sérendipité n’est pas logique, n’est pas rationnelle, ce n’est pas une méthodologie mais une non-méthode que l’on ne peut ni intégrer dans un système logique ni appréhender rationnellement.

Pourtant La sérendipité a des qualités indéniables que les entreprises ne devraient pas négliger :

Elle est notamment un gage d’ouverture d’esprit et de créativité. Se laisser porter par le hasard est le meilleur moyen de trouver de nouvelles sources d’inspiration, des idées neuves… Et pratiquer la sérendipité, c’est accepter que ses méthodes ne sont pas infaillibles, accepter que son raisonnement, sa logique ne mèneront pas forcement au meilleur résultat… Or la remise en question est un facteur clés de réussite.

D’autre part les sérendipitant, ceux qui pratiquent efficacement la sérendipité, font preuve de sagacité, de flair, de vigilance, de perspicacité, bref de curiosité constructive ! Une qualité inestimable dans le monde du business.

Enfin, puisque les générations à venir sont « formatées » selon ce schéma, les entreprises ont tout intérêt à s’y adapter, s’orienter vers des structures de données beaucoup plus transversales, non-structurées mais adaptées à la navigation aléatoire. D’ailleurs, peut-être que le système de structuration des données tel que nous le connaissons aujourd’hui, celui qui est issu de la structure des encyclopédies d’antan, est voué à disparaître au profit d’une structure sans ordre qui colle plus aux usages d’une génération qui ne fonctionnera plus que par sérenpidité.

Les outils collaboratifs permettent de diminuer le nombre de réunions de travail mais aussi de les rendre plus efficaces.

La plupart de ces réunions étant en effet découpée en 2 temps, un premier temps de bilan, suivi d’un deuxième temps de planification, elles peuvent grâce aux outils 2.0 être largement simplifiées puisque ceux-ci permettent logiquement d’avoir une vision globale en temps réel des projets et donc de supprimer la partie « bilan » des réunions.

C’est ce que j’ai souhaité représenter dans le schéma ci-dessous en considérant une équipe projet, c’est-à-dire un groupe de collaborateurs travaillant sur le même projet et se réunissant pour faire un point sur le projet et planifier le travail à venir.

Une réunion classique débute toujours par un phase de bilan

Dans une organisation classique, chaque collaborateur a son rôle dans le projet, chacun produit un travail (qu’il soit manuel ou intellectuel) et échange avec ses collaborateurs. Pour autant aucun n’a une vision globale du projet, chacun connaît seulement son travail et ses interactions.

Ainsi, dans une organisation classique, une réunion débute forcement par un temps d’échange où chaque collaborateur fait un bilan de son travail (phase 1) afin que tout le monde acquière une vision globale du projet (phase 2).

Ce n’est qu’une fois cette vision globale construite que l’équipe peut enfin commencer la phase productive de la réunion (phase 3), la phase de projection dans l’avenir : planification, échanges, brainstorming, apport d’informations, apport d’idées, corrections, re-travail…

Une réunion dans une entreprise 2.0 se concentre sur la phase productive

Dans une organisation d’entreprise 2.0, les collaborateurs travaillent avec des outils qui centralisent l’information. Ils bénéficient ainsi d’une vision globale en temps réel du projet.

Les phases 1 et 2 des réunions de travail ne sont donc plus nécessaires, les collaborateurs peuvent directement aborder la phase 3.

Note : Ce que j’ai décrit ici est un fonctionnement idéal, il est clair que les outils des entreprises 2.0 ne se substituent pas à l’empirisme des rapports humains. La phase de bilan reste encore nécessaire pour échanger ses sentiments et ses ressentis.

Note : Il existe bien sûr toutes sortes de réunions qui ne rentrent pas dans ce cadre d’analyse.

Savez-vous que le concept d’aménagement de bureau en Open Space (à ne pas confondre avec l’Open Space Technology) n’est pas apparu à l’occasion d’une pénurie de cloisons et qu’il n’a pas non plus été créé uniquement pour rentabiliser l’espace des bureaux. Non, il existe beaucoup de théories qui prêtent à l’Open Space de nombreuses qualités :

Rapports directs entre les individus, pas d’intermédiaires, plus de transparence sur le travail de chacun, plus de transversalité, de partage, moins de hiérarchie, plus d’auto-gestion, etc…

Ne trouvez-vous pas que ces qualificatifs pourraient très bien décrire le concept d’entreprise 2.0 ? Partant de ce constat, je trouve très intéressant de comparer l’entreprise 2.0 à une entreprise en Open Space. En faisant cette analogie on va pouvoir mieux comprendre les freins, les atouts, les méthodes pour mettre en place une entreprise 2.0. Ainsi en cherchant un peu sur le web j’ai trouvé quelques conseils pour implanter un open space et j’ai essayé de les transposer dans l’entreprise 2.0 :

Les clefs du succès pour mettre en place un open space (et donc une E2 ?)

• Il faut consulter les employés avant l’installation de l’open space et les impliquer dans la conception.
  Pour l’E2 >> ça signifie qu’il faut  prévenir les employés de l’organisation qui est en train d’être mise en place, et les inviter à réagir. Il faut prendre en compte leurs attentes, leurs besoins, leurs craintes.
• Toute la hiérarchie doit être concernée par l’open space. Les cadres et grands patrons ne doivent pas échapper à cette organisation, ni un service spécifique.
  Pour l’E2 >> ça signifie que tout le monde doit participer. Certains services ne peuvent pas continuer de fonctionner avec les e-mails pendant que les autres sont passés aux plateformes collaboratives.
• Il faut trouver des solutions pour atténuer le bruit ambiant qui règne dans les open space.
  Pour l’E2 >> le bruit ambiant dans le web 2.0, ce sont toutes ces micro-sollicitations (notifications de changement de status de ses contacts par exemple) qui peuvent vite devenir insupportables. Il faut donc absolument mettre en place des dispositifs pour filtrer le bruit ambiant et ainsi ne pas distraire le salarié.
• Privilégier un réseau de plusieurs open space de taille raisonnable à un immense open space inhumain.
  Pour l’E2 >> ça signifie qu’une stratégie d’E2 ne se résume pas à mettre en relation directe tous les employés de la société. La collaboration en masse doit passer par une organisation en groupe et sous-groupe. Collaborer et partager ne doit pas effacer complètement les frontières entre les services ni nier les fonctions de chacun.
• Aménager des espace permettant aux employés de s’isoler, de retrouver un peu d’intimité
  Pour l’E2 >> ça signifie que le salarié 2.0 doit avoir la possibilité de se « déconnecter » sans que cela ne le pénalise dans son travail ou vis-à-vis de sa hiérarchie. Il faut lui accorder des moments « déconnectés ».
  

Enfin il y a un point qui est très critiqué dans les open-space :

• L’open space crée du contrôle social. Les employés se surveillent mutuellement, chacun écoute les conversations des autres, bref la société s’auto-contrôle et les dirigeants n’ont plus besoin de le faire (enfin j’exagère là)
  Pour l’E2 >> ce point négatif se transpose selon moi en un point positif pour l’E2, il s’agit de la modération. Dans une organisation classique, la validation de documents, le reporting, la détection d’erreurs passe toujours par un canal défini, dans l’E2, chacun participe à la création et à la validation et tout le monde modère tout le monde.

Voilà, j’arrête ici la comparaison mais je suis sûr que cette analogie recèle beaucoup de ressources pour expliquer l’E2, faire évoluer l’E2, trouver de nouveaux outils d’E2… etc.

Dans le cadre de mon travail d’analyse du monde de l’entreprise 2.0 et de son écosystème, je m’intéresse particulièrement à la place de l’individu et à ses interactions avec tous les outils 2.0 qui sont à sa disposition en tant que simple internaute ou en tant que collaborateur.

Ainsi je vous propose ici une cartographie de ces outils en fonction des critères Public/Privé et Perso/pro.

Explications

• En bas, le domaine privé. En haut le domaine public
• A gauche, ce qui touche à ma vie perso, à droite ce qui touche à ma vie professionnelle.
• En haut à droite, c’est tout ce qui est en rapport avec la représentation public de l’entreprise, la marque en quelque sorte
• En haut à gauche, c’est tout ce qui touche à ma vie perso publique, ma représentation publique, ma réputation en ligne
• En bas à gauche, c’est ma sphère privée/intime.
• En bas à droite, c’est mon entreprise et sa sphère privée tenue par des règles de confidentialités.
• Un réseau social universel type FACEBOOK est relativement « ouvert » donc un peu public. Il me permet de communiquer essentiellement avec mes amis et mon réseau professionnel
• Un réseau social pro type VIADEO ou LINKEDIN me permet lui d’entrer en contact avec des prospects et de parfaire mon réseau professionnel.
• Les outils collaboratifs de travail sont fermés (donc privés) et me permettent de travailler avec mon équipe et mes clients
• Mon blog perso est par définition public et éloigné de la problématique professionnelle de mon entreprise, mais indirectement son rayonnement participe à celui de mon entreprise et peut donc s’approcher de prospects.
• (…)

Cette cartographie est loin d’être complète et a ses limites. Toutes vos remarques sont les bienvenues.

Il y a quelques semaines James Andrew, le directeur de la division interactive de KETCHUM, réseau d’agences de conseil en relations presse et stratégie d’influence (Ketchum Paris fait parti du groupe DDB France) a écrit un tweet où il avouait son dégout pour la ville dans laquelle il se rendait :

True confession but I'm in one of those towns where I scratch my head and say "I would die if I had to live here!

(La ville en question est Memphis)

Le message en soi n’a rien d’extraordinaire mais James Andrew l’a écrit alors qu’il se rendait au siège social d’un des plus gros clients de son agence : Fedex. D’autre part, James Andrew est suivi sur Twitter par plus de 1500 personnes parmi lesquelles figurent apparemment des salariés de Fedex. (Son nombre de followers a largement augmenté depuis cette histoire)

Ainsi ce simple tweet a provoqué un véritable tollé. Les employés de Fedex se sont sentis insultés, ils ont adressé un long courrier à James qui a dû faire des excuses publiques à son client. L’histoire a été relayé sur de nombreux blogs et alimenté de nombreux débats, certains soutenant James, d’autres soutenant Fedex.

James Andrew avait-il le droit déontologiquement d’exprimer son opinion sur la ville de Memphis ? James Andrew, compte-tenu de son audience et de sa position de directeur d’agence, n’aurait-il pas dû mesurer l’impact d’une telle critique ? Les employés de Fedex ont-ils eu raison de s’offusquer de ce tweet ?

Quoiqu’on en pense, le fait est que cette histoire a fait beaucoup de bruit et a irrémédiablement abimé la relation commercial entre ces 2 boites.

Memphis - Crédits : Exothermic

Si on devait tirer une leçon de cette histoire, ce serait que dans un contexte d’affaire, le salarié 2.0 doit être prudent et surveiller ses usages des médias sociaux. Car ceux-ci, répondant à notre besoin toujours grandissant de nous exprimer et de communiquer,  nous entraînent vers toujours plus d’information,  plus de communication au détriment parfois de toute considération déontologique.

C’est assez étonnant de voir à quel point certains appliquent au monde professionnel leurs habitudes de « facebooker ». Ainsi au fil des tweets et des RSS, on découvre les amitiés et inimitiés dans les hiérarchies des boites, on apprend le quotidien et les secrets maisons de concurrents, de clients, de fournisseurs…

La déontologie professionnelle est particulièrement mise à mal sur les médias sociaux. Et je pense que les entreprises devraient penser sérieusement à revoir leurs contrats de travail, notamment les clauses de confidentialité et intégrer peut-être une clause concernant la déontologie sur Internet en rapport avec les nouveaux usages.

Ceci-dit la frontière entre vie privée et vie professionnelle est tellement floue que, quelques soient les clauses des contrats, il sera toujours très difficile pour le salarié 2.0 de mesurer la « légalité » de ses propos sur le web.

Suite à la publication de mon billet Salarié 2.0 vs. salarié 1.0, j’ai eu beaucoup de retour concernant la problématique du temps et de la productivité. En effet mon billet mettait en exergue la multitude de services que le salarié 2.0 doit gérer au quotidien et posait par conséquent la problématique du temps nécessaire à la gestion de ces services.

Photo de Teriyaki Matz’

Surmenage dû à une ultra-connectivité

Le salarié 2.0 possède tous les terminaux nécessaires pour rester connecté en permanence à la toile (ordinateur (ultra)portable, smartphone…) et est connecté à une multitude de réseaux qui sollicitent son attention fréquemment. Il est clair que cette ultra-connectivité peut engendrer une baisse de la productivité, voir même un surmenage ou un burn out.

Chaque service est potentiellement ultra-productif

Il ne faut pas oublier que tous ces services 2.0 sont tous, chacun indépendamment, des outils pouvant potentiellement augmenter notre productivité. Les agrégateurs de flux ont boosté la veille, les réseaux sociaux ont dopé nos réseaux professionnels et nos activités commerciales , les micro-blogs nous ont permit une réactivité jamais atteinte jusqu’ici…

Mais pas d’offre globale 2.0

Le salarié 2.0 est radicalement plus productif que le salarié 1.0 à condition de savoir gérer tous ces outils, savoir jongler entre chacun. C’est là le point noir de la migration vers l’entreprise 2.0 puisque nous vivons une période charnière où les outils de collaboration et de communication foisonnent et se font concurrence sans qu’aucune offre professionnelle bien construite et abordable n’ait vu le jour.

Il existe bien sûr des offres propriétaires qui proposent un bouquet de services 2.0. Mais ces offres ont 2 défauts :

• elles ne sont jamais complètes, elles ne remplaceront jamais TOUS les outils du salarié 2.0,
• elles sont propriétaires et donc par définition déconnectées des autres solutions, ce qui au final ne les rend pas très 2.0.

Des solutions comme SocialText, BlueHouse ou BlueWiki, aussi complètes soit-elles, sont fermées sur elles-mêmes. Tous les outils qu’elles proposent ne me permettent de gérer mes relations qu’avec les personnes qui sont elles-mêmes dans leur escarcelle, c’est-à-dire seulement mes collaborateurs et éventuellement mes clients.

Alors quel est l’outil idéal au service des salariés 2.0 ?

L’outil idéal est fondamentalement OUVERT (ou alors tellement utilisé qu’il est devenu la norme) afin de permettre au salarié 2.0 de gérer tous les aspects de son travail, qu’ils soient tournés vers l’extérieur de son entreprise ou vers l’intérieur.

Je rêve d’un web-service, une solution SaaS, qui agrégerait en un seul endroit et d’une manière très intelligente (du web sémantique quoi ! D’où le 3.0 du titre) tous les outils 2.0 que le salarié manipule au quotidien.

Un espace accessible depuis n’importe où, depuis n’importe quel terminal (laptop, smartphone…), où je me connecte en utilisant mon OpenID, qui me permet de lire mes mails, de voir mon agenda, de faire ma veille, de faire de la gestion collaborative de projet, de la CRM, d’être en contact avec mes réseaux professionnels, d’être en contact avec mes collègues, avec mon équipe…

• Pendant que je rédige un mail à un collaborateur, le service me propose les derniers posts de mes flux RSS qui sont en rapport avec ce que je suis en train d’écrire.
• A la lecture d’un post de mes flux RSS, le service me fait ressortir les tweets de mes followers qui parlent de ce sujet.
• En consultant la fiche d’identité d’un client, je découvre également son lifestreaming.
• Dans mon agenda, je peux voir non-seulement les agendas de mes collègues mais également les agendas publics de mon réseau professionnel. Et découvrir les personnes qui ont entré dans leur agenda le même événement que moi.
  
• Mes documents créés que je rends publics sont automatiquement disponibles sur des plateformes comme slideshare. Et les personnes qui consultent ces documents remontent automatiquement dans un groupe de mes contacts : suggestion de contacts.
• A la rédaction d’un document, le système me propose de lire d’autres documents qui abordent le même sujet, rédigés par des collaborateurs ou des personnes qui me sont complètement inconnues.
• Tous les statuts (twitter, facebook, plaxo…) de tous mes contacts sont agrégés en un seul endroit et mis-à-jour en temps réel. Mais pour ne pas être noyé par ce lifestreamign de tous mes contacts, j’ai a disposition des outils de tris sémantiques me permettant de retrouver en quelques secondes qui a dit/fait quoi et quand, ou de découvrir l’info à ne pas rater en ce moment.

Après les services de Social Bookmarking (qui permettent d’enregistrer ses favoris/marques-pages non pas sur son poste mais en ligne pour les retrouver de n’importe quel ordinateur et les partager), nous avons vu apparaître en 2008 des outils plus pointus qui permettent non seulement d’enregistrer une page mais en plus d’y ajouter des notes et des commentaires.
Cette deuxième génération de social bookmarking s’inscrit parfaitement dans une logique de travail collaboratif et je pense que ça mériterait un petit billet dédié pour vous présenter leur potentiel.

Quoiqu’il en soit, nous avons passé une nouvelle étape aujourd’hui grâce à BubbleComment qui est un service d’annotation vidéo de pages web. A mi-chemin entre le vlogging (vidéo-blogging comme Seesmic) et le social bookmarking, BubbleComment vous permet d’enregistrer un court message vidéo en rapport avec une page web et de partager ensuite cette page et son commentaire. La vidéo (moins de 30 secondes) apparait dans une bulle par-dessus la page.

Ultra-simple, convivial et so-hype, BubbleComment pourrait être utilisé pour toute sorte de travail collaboratif :

• Cher collègue, j’ai trouvé cet article qui pourrait t’intéresser car… blabla
• Madame la cliente, voici donc la nouvelle maquette intégrant vos corrections, vous remarquez que nous avons… blabla
• Monsieur le prospect, suite à notre conversation téléphonique, voici le site web dont je vous parlais, vous voyez donc… blabla
• …
  

Voici un exemple que je viens d’enregistrer :
http://www.bubblecomment.com/comment.php?id=ybLxEVqwQU
(et au passage un peu de pub pour mon blog :-)

PS : Bien que je l’ai découvert aujourd’hui, ce service existe apparement depuis plusieurs mois.

PPS : La version gratuite du service limite le visionnage du commentaire vidéo à 50 vues et/ou à 30 jours.

Notez que le débat n’est pas « faut-il dissocier sa vie privée de sa vie perso ? » (je laisse Jean-Luc Delarue en discuter) et que je pars du postulat que le salarié 2.0 a besoin en tant qu’être humain de séparer ces deux pans de sa vie. Alors comment peut-il s’en sortir dans le contexte du web 2.0 ?

Le web en effet, et plus particulièrement le web 2.0, nous pousse à créer de multiples comptes en lignes, de multiples identités. A tel point que certains parlent de dividu et non plus d’individu, une tendance sociétale largement boostée par les nouvelles technologies.

• Mon profil Facebook est d’abord un réseau social qui touche au domaine privé mais on retrouve dans mes « friends » des collègues de travail, des clients, des prestataires, des relations de travail… (et certains disent même que Facebook peut être utilisé comme une plateforme de travail).
• MSN me permet d’échanger avec mes collaborateurs mais c’était avant tout un outil de communication avec mes amis.
• Mon compte Delicious me permet de bookmarker tous les sites/articles qui peuvent me servir dans mon travail, mais j’y bookmark également des sites pour mon intérêt personnel. Est-ce un compte privé ou professionnel ?
• Mon compte Flickr qui héberge les schémas que je dessine pour ce blog est-il ma propriété ou celle de mon agence ?
• Mon compte google qui me donne accès aux statistiques Google Analytics des sites de mon agence m’appartient-il vraiment ? ou est-il la propriété de mon agence au même titre que mon adresse e-mail pro ?
• (…)
  

On pourrait penser que le lifestreaming (agrégation de ses contributions en ligne, de ses identités en un seul endroit, un seul flux) aiderait le salarié 2.0 à y voir plus clair. Mais je crois qu’au contraire cela contribue à la confusion, à l’inextricable imbroglio de ses dividus.

Je n’ai pas de solution à ce malaise ambiant, à ce bain de mélasse dans lequel nous nous vautrons avec délectation.

Bon j’arrête ici ce billet car je me sens largement dépassé par un débat qui empreinte à la philosophie, à la sociologie et à la psychanalyse. Bonne soirée.

Voici une représentation graphique des outils de communication qui aujourd’hui gravitent autour d’un salarié 2.0, répartis dans les divers groupes auxquels il est connecté.

La panoplie est loin d’être complète mais le graphique révèle déjà une problématique : la multiplication des outils !! Alors qu’hier le salarié 1.0 utilisait comme seul outil l’e-mail, le salarié d’aujourd’hui a une multitude de services à sa disposition pour améliorer sa productivité et sa créativité, mais ce sont autant de services qu’il doit apprivoiser et entre lesquels il doit jongler.

Légende du schéma

• Je communique avec mon équipe en utilisant MSN / GTalk / Yahoo Messenger pour échanger des infos très rapidement avec mes collaborateurs.
• Je suis connecté avec tous les salariés de mon entreprise grâce à Yammer / Present.ly pour « capter le bruit ambiant ». Je découvre des nouvelles personnes au sein de mon entreprise, je suis les activités de certains collaborateurs…
• J’utilise friendfeed et twitter pour suivre ma communauté professionnelle, faire de la veille, avoir des scoops, suivre les buzz, poser des questions professionnelles…
• J’utilise facebook / linkedIn / Viadeo / Plaxo pour développer mon réseau professionnel intra-entreprise et extra-entreprise, grossir mon carnet d’adresse…
• J’utilise Skype / Wengo pour contacter mes clients ou certains contacts de ma communauté professionnelle.
• Je consulte Netvibes/Google Reader/Bloglines pour suivre l’actualité de mon univers professionnel, pour faire de la veille.
• Je communique avec mes collaborateurs et mes clients sur les projets en cours en utilisant Basecamp / TeamSpace / ActiveCollab.

Une entreprise 2.0 est une entreprise qui utilise les outils et les principes du web 2.0 pour augmenter sa productivité et sa créativité, c’est une entreprise qui croit dans le potentiel de chacun de ses salariés et dans l’intelligence collective. Par conséquent c’est aussi une entreprise à l’écoute de ses employés, de leurs doléances et de leurs recommandations.

Après avoir assisté aux débats sur les sites comme notetonentreprise, opentojob ou cotetaboite qui permettent aux salariés de noter leurs entreprises, je me pose aujourd’hui la question de la mise à disposition des salariés par l’entreprise d’une place de libre expression.

J’entends par « place de libre expression » un outil interne (cad consultable uniquement par l’entreprise) où les salariés peuvent s’exprimer sur l’entreprise tout en gardant s’ils le souhaitent leur anonymat. Cela peut se traduire par un forum, un blog ou encore un réseau social dédié à l’entreprise.

Pour la libre expression

Une place de libre expression peut permettre à la direction de découvrir des maux dont elle n’avait pas conscience, d’anticiper des crises, de voir émerger des idées. Cela peut également donner la possibilité aux salariés de s’auto-gérer et de trouver eux-mêmes des solutions à leurs propres problèmes. D’autre part le principe même de mise en place de cet outil peut être perçu très positivement comme un signe de confiance et de reconnaissance.

Contre la libre expression

Bien sûr il y a beaucoup d’arguments contre la mise en œuvre d’une place de libre expression. Il y a d’abord la peur de perdre le contrôle d’un outil qui a été mis à la disposition des salariés par l’entreprise. Que ceux-ci s’expriment entre eux, c’est une chose, mais que l’entreprise les pousse à le faire, c’en est une autre. Bien que favorable moi-même à ce genre d’outils, je reconnais qu’il peut générer des dérives et qu’il ne peut donc pas rester sans contrôle. Il est d’ailleurs important de rappeler que, légalement, si le salarié jouit dans l’entreprise d’une liberté d’expression, il ne peut toutefois abuser de cette liberté en tenant des propos injurieux, diffamatoires ou excessifs.

Quoiqu’il en soit, alors que de plus en plus d’entreprises utilisent le crowdsourcing ou UGC (User Generated Content) et plus généralement les médias sociaux dans leurs stratégies de communication et de marketing, fort est de constater que rares sont celles à avoir fait le pas du web 2.0 dans leur communication interne et la gestion de leurs ressources humaines.

Quel choc culturel cela va être quand les digital natives vont débarquer dans nos entreprises au fonctionnement ultra vertical, eux qui sont habitués depuis toujours à donner leur opinion, à le partager et à se construire sur la critique.

PS : J’ai volontairement exclus de cette réflexion les délégués du personnel qui ont très probablement un rôle à jouer dans la mise en place / gestion / modération de ces outils de libre expression.

Je suis tombé récemment sur un article de NiCos (pas l’animateur de la Star’Ac mais le rédacteur du blog Un électron libre) qui parle de l’utilisation de l’OpenID en entreprise. Si les termes techniques ne vous font pas peur, je vous conseille la lecture de son article. Sinon en voici une petite vulgarisation :

OpenID, rappel

OpenID est un système d’authentification unique qui permet d’utiliser un seul compte pour s’authentifier sur différents sites au lieu d’avoir un compte par site. Pour en savoir plus sur l’OpenId, vous pouvez lire cet article de Fred.

OpenID vs LDAP

L’OpenID est une solution « grand-public« , puisqu’elle s’attache au problème d’identification de l’individu. Ainsi cette solution est peu connue et peu utilisée dans les entreprises. On imagine mal la DSI créer et gérer des comptes OpenID pour chacun des employés de l’entreprise.

Les entreprises préfèrent donc utiliser des systèmes d’identifications ou de compte unique adaptés à leur problématique comme un annuaire LDAP (avec par exemple la solution Microsoft Server Microsoft Active Directory, ou la solution libre OpenLDAP).

Ces solutions de serveur Active Directory nécessitant des compétences spécifiques et ayant un coût important, NiCos suggère dans son billet d’installer plutôt une solution OpenID hébergée qui a l’avantage d’être simple à implémenter et gratuite.

Je trouve cette idée très pertinente car elle fait un pas vers l’interopérabilité des services web aux entreprises et fait un pied de nez à tous les systèmes propriétaires que certains acteurs du marché des SaaS continuent à prôner.

L’entreprise devient fournisseur de compte OpenID pour ses salariés, lui permettant ainsi de gérer les accès aux applications internes, mais aussi aux applications web externes, en un seul endroit.

L’idée est séduisante mais NiCos souligne quand même les limites de l’OpenID (pour l’instant) par rapport à une solution LDAP. Et je me pose la question de la facilité toute relative d’installation de cette solution et de sa gestion. Quelqu’un a-t-il déjà testé l’OpenID en entreprise ?

La veille a toujours été le nerf de la compétition économique à laquelle se livrent les entreprises : veille stratégique, veille technologique, veille concurrentielle, veille produit, veille commerciale, veille sociétale…

Aujourd’hui le développement économique est tellement important et rapide que la veille est devenue un véritable sport de haut vol, un exercice d’endurance… une performance.

Heureusement, de nombreux outils permettent de nous faciliter notre travail de veille. Parmi ceux-ci vous connaissez bien-sûr les flux RSS et les agrégateurs de flux.

(Petit rappel pour ceux qui ne sont pas convaincus de l’utilité des flux RSS dans la veille :
Les fils RSS et la veille, RSS et veille)

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Ainsi donc, tous vos collaborateurs qui sont amenés à faire de la veille utilisent déjà les flux RSS et un agrégateur. C’est bien mais les veilleurs partagent-ils leurs « trouvailles » avec leurs collaborateurs ? Et comment les veilleurs partagent leurs « trouvailles » avec leurs collaborateurs ?

Font-ils des rapports réguliers dans lesquels ils consignent chaque info qu’ils jugent pertinente ? Envoient-ils par e-mail les infos aux personnes susceptibles d’être intéressées ? Mais alors d’une veille synchrone, le partage devient asynchrone ! D’une veille centralisée, le partage devient dispersé !

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Pour répondre à cette question et améliorer ainsi notre veille, nous avons mis en place dans mon agence une solution que je vous propose de découvrir. Voici d’abord un schéma illustrant la solution, suivi de quelques explications et enfin d’un tutorial.

(1) Les veilleurs veillent. Ils consultent dans leurs agrégateurs des centaines de flux RSS
(2) Les veilleurs filtrent l’information. Dans la multitude d’infos, ils sélectionnent celles qui peuvent être intéressantes. Ces sélections d’articles forment elles-mêmes des flux RSS.
(3) Les différents flux RSS qui concernent un même sujet sont fusionnés en un seul flux.
(4) Tous les collaborateurs susceptibles d’être intéressés par un sujet « veillé » ont à leur disposition un flux RSS qui regroupe au même endroit la sélection faite par les veilleurs à ce sujet, la crème de la crème !

Bien sûr les veilleurs eux-mêmes consultent aussi le flux remixé afin de profiter de la sélection de leurs confrères. Idéalement d’ailleurs, chaque collaborateur devrait participer à la veille : chacun participe d’une part à la création de ces flux de sélection et profite d’autre part de la sélection des autres.

Note : le schéma représente le partage d’un seul sujet.

Mise en œuvre avec Google Reader et RSSBang

Nous allons prendre l’exemple d’une veille sur le sujet WordPress.

Veilleurs : dans Google Reader, créez le tag WORDPRESS et rendez-le public

Veilleurs : Taggez les articles intéressants sur WordPress avec le tag WORDPRESS

Veilleurs : Récupérez le flux RSS généré par Google Reader pour le tag WORDPRESS

Fusion : Créez un nouveau flux dans RSSBang intitulé « Veille WordPress » dans lequel vous y associé tous les flux RSS wordpress que vous aurez récupéré auprès de tous les veilleurs.

Et voilà, vous avez maintenant un nouveau flux tout neuf qui agrège tous les articles intéressants parlant de WordPress, il ne vous reste plus qu’à le communiquer à tous vos collaborateurs.

Voici une petite réflexion graphique sur les flux d’informations dans l’entreprise.

J’ai voulu mettre en exergue le mouvement ondulatoire des flux d’informations lorsque l’on utilise les méthodes de travail classiques (e-mails + réunions), et opposer ce mouvement à la stabilité des flux d’informations lorsque l’on utilise les méthodes de travail 2.0 (collaboration en ligne, partage et centralisation de l’information).

On voit donc sur le schéma un déroulé chronologique vertical où se succèdent à gauche (méthodes de travail classiques) des temps de dispersion et des temps de centralisation de l’information. Tandis qu’à droite, le déroulé chronologique est complètement rectiligne puisque l’information est toujours partagée par tous.

Que peut-on conclure de ce schéma ?

Malgré la grossière simplification imposée par la représentation graphique, il met en valeur l’effet accordéon provoqué par la succession de réunions rendues nécessaires à cause du morcellement de l’information dans les différentes boites mails. Beaucoup de réunions pourraient être évitées si l’information n’était pas ainsi éparpillée.

Enfin pour les plus scientifiques d’entre nous, et pour poursuivre mon analogie avec les ondes, on pourrait se poser la question des conséquences d’une stimulation du groupe de travail par un facteur extérieur (un client). Vous connaissez le phénomène de la résonance : si le facteur extérieur agit sur le système à sa fréquence propre, celui-ci va entrer en résonance, les oscillations vont s’amplifier jusqu’à la rupture du système (un client perdu ? un projet abandonné ? un burn-out ?…), à l’image du funeste pont de Tacoma :

Pour revenir à notre sujet, j’aimerais conclure ce billet en soulignant l’importance des réunions même dans les entreprises 2.0. Toutes les avancées technologiques et les méthodes 2.0 ne doivent pas déshumaniser les entreprises en supprimant les temps d’échange et de communication.

Avant d’aborder la problématique du knowledge management et en particulier du partage de connaissances dans le cadre d’une entreprise 2.0, j’aimerais aujourd’hui vous parler d’un sujet beaucoup moins noble : le partage de conneries, ou comment initier doucement la migration vers des outils 2.0.

Avez-vous remarqué le nombre de conneries qui sont échangées par e-mail dans votre entreprise ? Les dernières vidéos de « Régis est un con », le dernier hoax sur les cannettes de coca couvertes d’urine de rat, le dernier power-point vous invitant à profiter de chaque instant de votre vie…
Bref, nous sommes tous enclin à partager de temps en temps des petites conneries avec nos collègues de bureau, et malheureusement, cette pratique n’est pas sans conséquence :

Elle sature les serveurs de mails et les boites mails. Imaginez que je transfert une vidéo de 5 Mo à mes 50 collaborateurs. En un seul email je plombe le serveur de mail de l’agence avec 250 Mo inutiles. Pour peu que mes collaborateurs consultent leurs boites mails en même temps et voilà la bande passante qui chute.

Je vous propose donc de mettre en place un outil 2.0 pour canaliser ce « flux de conneries » et mettre un premier pied dans l’entreprise 2.0. Pour ce faire, il vous faut installer un blog interne où chaque salarié pourra poster toutes les conneries qu’il voudra et ainsi les partager avec l’ensemble de la société. (ou si vous avez déjà un blog internet, il suffit alors de créer une catégorie « conneries ». chez nous, on l’a appelé « Arf Arf Arf »).

Outre les bénéfices tout relatifs sur l’architecture réseau, un tel outil va surtout participer au décloisenement des services dans l’entreprise et initier la notion de partage de connaissances. Fini les mails potaches qui tournent uniquement au service des achats, finis les éternels oubliés des mailing listes. Vive le partage de connerie 2.0. Car lorsque vos salariés auront pris l’habitude de partager les conneries, ils appréhendront beaucoup plus sereinement les futurs outils 2.0 que vous allez implémenter.

Un soir, alors que vous surfiez tranquillement sur le web, votre ordinateur se bloque et un magnifique écran bleu apparait, vous savez cet écran bleu avec inscrit en blanc « fatal error ». Vous redémarrez alors votre ordi mais celui-ci ne veut rien savoir. Après analyse, vous découvrez que c’est le disque dur qui vous a lâché et que les données inscrites dessus sont irrécupérables.
Que faites-vous ?

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Cas 1 - Vous pleurez toutes les larmes de votre corps et envisagez même de changer de métier puisque vous avez tout perdu, tous vos e-mails, tous vos contacts, tous vos dossiers clients, tous vos fichiers sources…
Rendez-vous à la page 2.0

Cas 2 - Vous pleurez une petite larme car vous savez que votre entreprise a mis en place un système de sauvegarde mais que vous n’allez pas pouvoir récupérer les emails de la journée, ni les e-mails qui datent de plus de 6 mois, ni tous les fichiers ultra-confidentiels que vous vous refusiez à mettre dans le dossier de sauvegarde.
Rendez-vous à la page 2.0

Cas 3 - Vous râlez contre ce matériel trop fragile mais vous vous félicitez de travailler dans une entreprise 2.0 où tous les salariés sont équipés de terminaux mobiles uniquement destinés à vous connecter au réseau/web. Aucune information n’est stockée sur vos machines, tout est centralisé afin que chacun puisse y accéder de n’importe où et de n’importe quel ordinateur. C’est ce qu’on appelle des bureaux virtuels.
Bravo, vous êtes un héros. En cas de panne ou de vol de votre ordinateur, vous pouvez continuer à travailler de n’importe quel autre poste sans perte de temps (d’argent), et sans crainte que vos données tombent entre de mauvaises mains.

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Cette petite fiction a été largement inspirée d »une mésaventure qui vient de m’arriver. Mon PC portable a effectivement planté en ce début de semaine (vive la rentrée). Ce serait mentir que de vous dire que je suis dans le cas 3. Non ma situation se trouve plutôt à mi-chemin entre le cas 2 et le cas 3.

Si je ne peux effectivement pas récupérer le contenu de mon disque dur, je vais probablement perdre un certain nombre d’e-mails et quelques fichiers importants, mais rien de critique car :

• Tous les fichiers sources et fichiers de travail sont sur le serveur de travail de l’entreprise.
• Mon agenda est sur Google Apps.
• Mon carnet d’adresses /de contacts est sur Plaxo.
• Mes favoris (bookmarks) sont sur Mister Wong.
• Mes notes sont sur Evernote.
• Mes accès/mots de passe sont gérés par OpenID.
• Les historiques de tous les projets et toutes les relations commerciales sont partagés sur des outils 2.0

Bref, finalement, je vais surtout perdre des fichiers persos. Et vous, dans quel cas vous retrouveriez-vous si vous perdiez votre ordinateur ? Et pire, si vos locaux brulaient ?