Voici une représentation graphique des outils de communication qui aujourd’hui gravitent autour d’un salarié 2.0, répartis dans les divers groupes auxquels il est connecté.

La panoplie est loin d’être complète mais le graphique révèle déjà une problématique : la multiplication des outils !! Alors qu’hier le salarié 1.0 utilisait comme seul outil l’e-mail, le salarié d’aujourd’hui a une multitude de services à sa disposition pour améliorer sa productivité et sa créativité, mais ce sont autant de services qu’il doit apprivoiser et entre lesquels il doit jongler.

Légende du schéma

• Je communique avec mon équipe en utilisant MSN / GTalk / Yahoo Messenger pour échanger des infos très rapidement avec mes collaborateurs.
• Je suis connecté avec tous les salariés de mon entreprise grâce à Yammer / Present.ly pour « capter le bruit ambiant ». Je découvre des nouvelles personnes au sein de mon entreprise, je suis les activités de certains collaborateurs…
• J’utilise friendfeed et twitter pour suivre ma communauté professionnelle, faire de la veille, avoir des scoops, suivre les buzz, poser des questions professionnelles…
• J’utilise facebook / linkedIn / Viadeo / Plaxo pour développer mon réseau professionnel intra-entreprise et extra-entreprise, grossir mon carnet d’adresse…
• J’utilise Skype / Wengo pour contacter mes clients ou certains contacts de ma communauté professionnelle.
• Je consulte Netvibes/Google Reader/Bloglines pour suivre l’actualité de mon univers professionnel, pour faire de la veille.
• Je communique avec mes collaborateurs et mes clients sur les projets en cours en utilisant Basecamp / TeamSpace / ActiveCollab.

Avant d’aborder la problématique du knowledge management et en particulier du partage de connaissances dans le cadre d’une entreprise 2.0, j’aimerais aujourd’hui vous parler d’un sujet beaucoup moins noble : le partage de conneries, ou comment initier doucement la migration vers des outils 2.0.

Avez-vous remarqué le nombre de conneries qui sont échangées par e-mail dans votre entreprise ? Les dernières vidéos de « Régis est un con », le dernier hoax sur les cannettes de coca couvertes d’urine de rat, le dernier power-point vous invitant à profiter de chaque instant de votre vie…
Bref, nous sommes tous enclin à partager de temps en temps des petites conneries avec nos collègues de bureau, et malheureusement, cette pratique n’est pas sans conséquence :

Elle sature les serveurs de mails et les boites mails. Imaginez que je transfert une vidéo de 5 Mo à mes 50 collaborateurs. En un seul email je plombe le serveur de mail de l’agence avec 250 Mo inutiles. Pour peu que mes collaborateurs consultent leurs boites mails en même temps et voilà la bande passante qui chute.

Je vous propose donc de mettre en place un outil 2.0 pour canaliser ce « flux de conneries » et mettre un premier pied dans l’entreprise 2.0. Pour ce faire, il vous faut installer un blog interne où chaque salarié pourra poster toutes les conneries qu’il voudra et ainsi les partager avec l’ensemble de la société. (ou si vous avez déjà un blog internet, il suffit alors de créer une catégorie « conneries ». chez nous, on l’a appelé « Arf Arf Arf »).

Outre les bénéfices tout relatifs sur l’architecture réseau, un tel outil va surtout participer au décloisenement des services dans l’entreprise et initier la notion de partage de connaissances. Fini les mails potaches qui tournent uniquement au service des achats, finis les éternels oubliés des mailing listes. Vive le partage de connerie 2.0. Car lorsque vos salariés auront pris l’habitude de partager les conneries, ils appréhendront beaucoup plus sereinement les futurs outils 2.0 que vous allez implémenter.

« Fais moi un mail », « Je vous l’envoie par mail », « Je vous enverrai le compte-rendu par mail », « Tu peux me renvoyer le mail ? », « j’ai pas encore lu mes mails », …

Pourtant de nouveaux outils sont arrivés depuis sur le marché, des outils qui ont le potentiel de révolutionner eux-aussi nos méthodes de travail et d’échange d’information.

N’en avez-vous pas marre d’être sous l’empire de l’e-mail, de subir ses défauts à longueur de journées ?

• Impossibilité d’échanger des fichiers volumineux
  « mon e-mail veut pas partir »
• Impossibilité de savoir si les destinataires ont bien reçus et lus l’e-mail
  « t’as pas eu mon mail ? »
• Impossibilité de maîtriser le versionning des informations envoyées
  « cet e-mail annule et remplace le précédent »
• Multiplication des échanges et croisement des feed-back
  « RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE »
• Dissémination et éparpillassion de l’information
  « attends, de quand date ton mail ? »
• Inaccessibilité des informations
  « C’est Gérard qui a reçu l’e-mail mais il est parti en vacances »
• Difficulté d’organiser et d’archiver l’information
  « attends je crois que je l’ai rangé dans CLIENTS/A TRIER »
• Impossibilité de se fier à l’e-mail pour des échanges importants
  « Elle nous aurait soit-disant envoyé l’e-mail de validation la semaine dernière »
• Spam…

Tout ça vous rappelle de mauvais souvenirs ? Alors vous êtes peut-être prêt à passer au travail 2.0, c’est-à-dire à modifier vos méthodes de travail pour aller vers plus de productivité en utilisant des outils collaboratifs tout droits venus de la vague web 2.0.

Ce sont en effet les outils web 2.0 qui devraient permettre aux entreprises de combler les lacunes de l’e-mail et donc d’améliorer leur productivité, d’optimiser leurs savoir-faire, d’organiser leurs connaissances.

Car la révolution du web 2.0 est passée mais la révolution de l’entreprise 2.0 est à venir.

Allez crions tous ensemble : « A BAS l’E-MAIL, VIVE LES OUTILS CO-LLA-BORATIFS »

Note : Pour illustrer mes propos, j’ai utilisé un schéma créé par SocialText, qui propose justement un wiki pour les entreprises.

Je vous invite à lire l’excellent article de Fred Cavazza sur ce sujet.