ENTREPRISES_RHONE_ALPES (PDF)

Savez-vous que le concept d’aménagement de bureau en Open Space (à ne pas confondre avec l’Open Space Technology) n’est pas apparu à l’occasion d’une pénurie de cloisons et qu’il n’a pas non plus été créé uniquement pour rentabiliser l’espace des bureaux. Non, il existe beaucoup de théories qui prêtent à l’Open Space de nombreuses qualités :

Rapports directs entre les individus, pas d’intermédiaires, plus de transparence sur le travail de chacun, plus de transversalité, de partage, moins de hiérarchie, plus d’auto-gestion, etc…

Ne trouvez-vous pas que ces qualificatifs pourraient très bien décrire le concept d’entreprise 2.0 ? Partant de ce constat, je trouve très intéressant de comparer l’entreprise 2.0 à une entreprise en Open Space. En faisant cette analogie on va pouvoir mieux comprendre les freins, les atouts, les méthodes pour mettre en place une entreprise 2.0. Ainsi en cherchant un peu sur le web j’ai trouvé quelques conseils pour implanter un open space et j’ai essayé de les transposer dans l’entreprise 2.0 :

Les clefs du succès pour mettre en place un open space (et donc une E2 ?)

• Il faut consulter les employés avant l’installation de l’open space et les impliquer dans la conception.
  Pour l’E2 >> ça signifie qu’il faut  prévenir les employés de l’organisation qui est en train d’être mise en place, et les inviter à réagir. Il faut prendre en compte leurs attentes, leurs besoins, leurs craintes.
• Toute la hiérarchie doit être concernée par l’open space. Les cadres et grands patrons ne doivent pas échapper à cette organisation, ni un service spécifique.
  Pour l’E2 >> ça signifie que tout le monde doit participer. Certains services ne peuvent pas continuer de fonctionner avec les e-mails pendant que les autres sont passés aux plateformes collaboratives.
• Il faut trouver des solutions pour atténuer le bruit ambiant qui règne dans les open space.
  Pour l’E2 >> le bruit ambiant dans le web 2.0, ce sont toutes ces micro-sollicitations (notifications de changement de status de ses contacts par exemple) qui peuvent vite devenir insupportables. Il faut donc absolument mettre en place des dispositifs pour filtrer le bruit ambiant et ainsi ne pas distraire le salarié.
• Privilégier un réseau de plusieurs open space de taille raisonnable à un immense open space inhumain.
  Pour l’E2 >> ça signifie qu’une stratégie d’E2 ne se résume pas à mettre en relation directe tous les employés de la société. La collaboration en masse doit passer par une organisation en groupe et sous-groupe. Collaborer et partager ne doit pas effacer complètement les frontières entre les services ni nier les fonctions de chacun.
• Aménager des espace permettant aux employés de s’isoler, de retrouver un peu d’intimité
  Pour l’E2 >> ça signifie que le salarié 2.0 doit avoir la possibilité de se « déconnecter » sans que cela ne le pénalise dans son travail ou vis-à-vis de sa hiérarchie. Il faut lui accorder des moments « déconnectés ».
  

Enfin il y a un point qui est très critiqué dans les open-space :

• L’open space crée du contrôle social. Les employés se surveillent mutuellement, chacun écoute les conversations des autres, bref la société s’auto-contrôle et les dirigeants n’ont plus besoin de le faire (enfin j’exagère là)
  Pour l’E2 >> ce point négatif se transpose selon moi en un point positif pour l’E2, il s’agit de la modération. Dans une organisation classique, la validation de documents, le reporting, la détection d’erreurs passe toujours par un canal défini, dans l’E2, chacun participe à la création et à la validation et tout le monde modère tout le monde.

Voilà, j’arrête ici la comparaison mais je suis sûr que cette analogie recèle beaucoup de ressources pour expliquer l’E2, faire évoluer l’E2, trouver de nouveaux outils d’E2… etc.

« Fais moi un mail », « Je vous l’envoie par mail », « Je vous enverrai le compte-rendu par mail », « Tu peux me renvoyer le mail ? », « j’ai pas encore lu mes mails », …

Pourtant de nouveaux outils sont arrivés depuis sur le marché, des outils qui ont le potentiel de révolutionner eux-aussi nos méthodes de travail et d’échange d’information.

N’en avez-vous pas marre d’être sous l’empire de l’e-mail, de subir ses défauts à longueur de journées ?

• Impossibilité d’échanger des fichiers volumineux
  « mon e-mail veut pas partir »
• Impossibilité de savoir si les destinataires ont bien reçus et lus l’e-mail
  « t’as pas eu mon mail ? »
• Impossibilité de maîtriser le versionning des informations envoyées
  « cet e-mail annule et remplace le précédent »
• Multiplication des échanges et croisement des feed-back
  « RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE »
• Dissémination et éparpillassion de l’information
  « attends, de quand date ton mail ? »
• Inaccessibilité des informations
  « C’est Gérard qui a reçu l’e-mail mais il est parti en vacances »
• Difficulté d’organiser et d’archiver l’information
  « attends je crois que je l’ai rangé dans CLIENTS/A TRIER »
• Impossibilité de se fier à l’e-mail pour des échanges importants
  « Elle nous aurait soit-disant envoyé l’e-mail de validation la semaine dernière »
• Spam…

Tout ça vous rappelle de mauvais souvenirs ? Alors vous êtes peut-être prêt à passer au travail 2.0, c’est-à-dire à modifier vos méthodes de travail pour aller vers plus de productivité en utilisant des outils collaboratifs tout droits venus de la vague web 2.0.

Ce sont en effet les outils web 2.0 qui devraient permettre aux entreprises de combler les lacunes de l’e-mail et donc d’améliorer leur productivité, d’optimiser leurs savoir-faire, d’organiser leurs connaissances.

Car la révolution du web 2.0 est passée mais la révolution de l’entreprise 2.0 est à venir.

Allez crions tous ensemble : « A BAS l’E-MAIL, VIVE LES OUTILS CO-LLA-BORATIFS »

Note : Pour illustrer mes propos, j’ai utilisé un schéma créé par SocialText, qui propose justement un wiki pour les entreprises.

Je vous invite à lire l’excellent article de Fred Cavazza sur ce sujet.