Les outils collaboratifs permettent de diminuer le nombre de réunions de travail mais aussi de les rendre plus efficaces.

La plupart de ces réunions étant en effet découpée en 2 temps, un premier temps de bilan, suivi d’un deuxième temps de planification, elles peuvent grâce aux outils 2.0 être largement simplifiées puisque ceux-ci permettent logiquement d’avoir une vision globale en temps réel des projets et donc de supprimer la partie « bilan » des réunions.

C’est ce que j’ai souhaité représenter dans le schéma ci-dessous en considérant une équipe projet, c’est-à-dire un groupe de collaborateurs travaillant sur le même projet et se réunissant pour faire un point sur le projet et planifier le travail à venir.

Une réunion classique débute toujours par un phase de bilan

Dans une organisation classique, chaque collaborateur a son rôle dans le projet, chacun produit un travail (qu’il soit manuel ou intellectuel) et échange avec ses collaborateurs. Pour autant aucun n’a une vision globale du projet, chacun connaît seulement son travail et ses interactions.

Ainsi, dans une organisation classique, une réunion débute forcement par un temps d’échange où chaque collaborateur fait un bilan de son travail (phase 1) afin que tout le monde acquière une vision globale du projet (phase 2).

Ce n’est qu’une fois cette vision globale construite que l’équipe peut enfin commencer la phase productive de la réunion (phase 3), la phase de projection dans l’avenir : planification, échanges, brainstorming, apport d’informations, apport d’idées, corrections, re-travail…

Une réunion dans une entreprise 2.0 se concentre sur la phase productive

Dans une organisation d’entreprise 2.0, les collaborateurs travaillent avec des outils qui centralisent l’information. Ils bénéficient ainsi d’une vision globale en temps réel du projet.

Les phases 1 et 2 des réunions de travail ne sont donc plus nécessaires, les collaborateurs peuvent directement aborder la phase 3.

Note : Ce que j’ai décrit ici est un fonctionnement idéal, il est clair que les outils des entreprises 2.0 ne se substituent pas à l’empirisme des rapports humains. La phase de bilan reste encore nécessaire pour échanger ses sentiments et ses ressentis.

Note : Il existe bien sûr toutes sortes de réunions qui ne rentrent pas dans ce cadre d’analyse.

Savez-vous que le concept d’aménagement de bureau en Open Space (à ne pas confondre avec l’Open Space Technology) n’est pas apparu à l’occasion d’une pénurie de cloisons et qu’il n’a pas non plus été créé uniquement pour rentabiliser l’espace des bureaux. Non, il existe beaucoup de théories qui prêtent à l’Open Space de nombreuses qualités :

Rapports directs entre les individus, pas d’intermédiaires, plus de transparence sur le travail de chacun, plus de transversalité, de partage, moins de hiérarchie, plus d’auto-gestion, etc…

Ne trouvez-vous pas que ces qualificatifs pourraient très bien décrire le concept d’entreprise 2.0 ? Partant de ce constat, je trouve très intéressant de comparer l’entreprise 2.0 à une entreprise en Open Space. En faisant cette analogie on va pouvoir mieux comprendre les freins, les atouts, les méthodes pour mettre en place une entreprise 2.0. Ainsi en cherchant un peu sur le web j’ai trouvé quelques conseils pour implanter un open space et j’ai essayé de les transposer dans l’entreprise 2.0 :

Les clefs du succès pour mettre en place un open space (et donc une E2 ?)

• Il faut consulter les employés avant l’installation de l’open space et les impliquer dans la conception.
  Pour l’E2 >> ça signifie qu’il faut  prévenir les employés de l’organisation qui est en train d’être mise en place, et les inviter à réagir. Il faut prendre en compte leurs attentes, leurs besoins, leurs craintes.
• Toute la hiérarchie doit être concernée par l’open space. Les cadres et grands patrons ne doivent pas échapper à cette organisation, ni un service spécifique.
  Pour l’E2 >> ça signifie que tout le monde doit participer. Certains services ne peuvent pas continuer de fonctionner avec les e-mails pendant que les autres sont passés aux plateformes collaboratives.
• Il faut trouver des solutions pour atténuer le bruit ambiant qui règne dans les open space.
  Pour l’E2 >> le bruit ambiant dans le web 2.0, ce sont toutes ces micro-sollicitations (notifications de changement de status de ses contacts par exemple) qui peuvent vite devenir insupportables. Il faut donc absolument mettre en place des dispositifs pour filtrer le bruit ambiant et ainsi ne pas distraire le salarié.
• Privilégier un réseau de plusieurs open space de taille raisonnable à un immense open space inhumain.
  Pour l’E2 >> ça signifie qu’une stratégie d’E2 ne se résume pas à mettre en relation directe tous les employés de la société. La collaboration en masse doit passer par une organisation en groupe et sous-groupe. Collaborer et partager ne doit pas effacer complètement les frontières entre les services ni nier les fonctions de chacun.
• Aménager des espace permettant aux employés de s’isoler, de retrouver un peu d’intimité
  Pour l’E2 >> ça signifie que le salarié 2.0 doit avoir la possibilité de se « déconnecter » sans que cela ne le pénalise dans son travail ou vis-à-vis de sa hiérarchie. Il faut lui accorder des moments « déconnectés ».
  

Enfin il y a un point qui est très critiqué dans les open-space :

• L’open space crée du contrôle social. Les employés se surveillent mutuellement, chacun écoute les conversations des autres, bref la société s’auto-contrôle et les dirigeants n’ont plus besoin de le faire (enfin j’exagère là)
  Pour l’E2 >> ce point négatif se transpose selon moi en un point positif pour l’E2, il s’agit de la modération. Dans une organisation classique, la validation de documents, le reporting, la détection d’erreurs passe toujours par un canal défini, dans l’E2, chacun participe à la création et à la validation et tout le monde modère tout le monde.

Voilà, j’arrête ici la comparaison mais je suis sûr que cette analogie recèle beaucoup de ressources pour expliquer l’E2, faire évoluer l’E2, trouver de nouveaux outils d’E2… etc.

Listes de choses à faire, à ne pas oublier, listes de mes rêves, de mes peurs, listes de mes projets, listes de courses, listes de mes amis, listes de mes livres…

Puis avec la démocratisation de l’informatique, je me suis mis à faire des listes sur excell ou sur word. Ensuite, ce fut les listes de tâches (ou todo liste) et les listes de contacts d’Outlook.

Enfin le web 2.0 est arrivé et les web services de ToDo List ont fleuris. Ma passion pour les listes a enfin pu s’exprimer et même s’épanouir. J’ai essayé beaucoup de services de listes, j’en ai retenus certains : Remember The Milk, TaDaList, HiTask et Gubb.

Mais force est de constater que, malgré l’efficacité de ces services, la vie d’un homme peut difficilement être régie par le seul truchement des listes.

Comment ça j’étais le seul à en douter ?

Pourtant dans un contexte économique ultra-concurrentiel où nous sommes amenés à gérer de plus en plus de tâches simultanément tant au niveau professionnel que personnel, je n’envisage pas de pouvoir « gérer ma vie » sans utiliser une certaine organisation me permettant d’archiver des éléments du passé susceptibles de pouvoir me resservir plus tard, de préparer l’avenir et d’optimiser mon présent.

Quoiqu’il en soit, il est impossible de réduire sa vie à des listes mais pas impossible de la consigner dans un bloc-note. Ainsi depuis quelques mois, les listes ont été en grande partie remplacées par des notes. Certaines notes pouvant être des listes évidemment. On ne se refait pas.

Ainsi j’utilise depuis plusieurs mois l’excellent EVERNOTE, un bloc note virtuel qui peut contenir des listes mais pas que. EVERNOTE permet de sauvegarder un bout de page web, une image trouvée sur un site, de griffonner rapidement un pense bête, de faire des listes (ouf), de sauvegarder une photo prise avec mon téléphone, une note audio… bref un vrai petit carnet fourre-tout qui a l’avantage d’être toujours avec moi, jamais plein et où je peux tout retrouver en quelques clics. Il y a même un système d’analyse des images qui va « lire » les textes contenus dans celles-ci pour permettre de les retrouver plus facilement (genre une affiche, une carte de visite, un schéma génial gribouillé sur un coin de table et pris en photo avec mon iPhone).

Outre le logo que je trouve excellent, EVERNOTE m’a séduit par sa simplicité et sa gestion multi-terminaux. Que je sois sur mon ordinateur de bureau, celui de la maison, dans un cyber-café, ou sur mon iPhone, j’ai toujours moyen d’accéder à mes notes et d’en créer de nouvelles, grâce bien sûr à une interface web très bien réussie mais aussi grâce à une application iPhone, une application MacOS et une application Windows. Tout étant bien sûr synchronisé. Une merveille.

Mais finalement toutes ces notes… elles forment une liste ! Ho damned !